Management of information processes in the workplace : implications of contextual factors and decision makers’ individual factors

Noll, Elisabeth; Letmathe, Peter (Thesis advisor); Harbring, Christine (Thesis advisor)

Aachen : RWTH Aachen University (2021)
Doktorarbeit

Dissertation, Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen, 2021

Kurzfassung

Durch die Digitalisierung verändert sich die Informationswelt entlang verschiedener Stufen des Informationsprozesses am Arbeitsplatz. Nicht nur die Anzahl an verfügbaren Informationen, sondern auch der Umfang an Informationspräsentationsformaten sowie die Verfügbarkeit verschiedener Informationskanäle sind merkbar gestiegen. Daneben verändern sich weitere kontextuelle Bedingungen des informationsbasierten Entscheidungsfindungsprozesses, wie zum Beispiel die Zeit, in der eine Entscheidung getroffen wird. Auf der einen Seite können diese Veränderungen die Entscheidungsfindung und die Aufgabenlösung unterstützen. Auf der anderen Seite können sie auch negative Konsequenzen, wie einen erhöhten Stress am Arbeitsplatz oder einen enormen Anstieg der Häufigkeit an Unterbrechungen, hervorrufen. Innerhalb des Entscheidungsfindungsprozesses können diese Veränderungen die kognitive Belastung eines Individuums beeinflussen und damit ggf. eine Informationsüberlastung hervorrufen. Die Informationsüberlastung beschreibt den Zustand, wenn die Informationsverarbeitungsanforderungen die individuelle Informationsverarbeitungskapazität übersteigen. Auswirkungen einer Informationsüberlastung stellen zum Beispiel Leistungsverschlechterungen dar. Von dem Thema stark erhöhter kognitiver Belastungen und der Gefahr von Informationsüberlastung rührt zu weiten Teilen die Notwendigkeit her, den Informationsprozess zu verbessern. Insgesamt kann zwischen verschiedenen Kategorien von Gründen, bestehend aus kontextuellen und individuellen Faktoren, für eine Informationsüberlastung unterschieden werden. Die Gründe führen zu verschiedenen Symptomen einer Informationsüberlastung, welche meistens in Zusammenhang mit Leistungsverschlechterungen gebracht werden. Um die Informationsüberlastung zu reduzieren und den Informationsprozess zu verbessern, sollte der Fokus nicht nur auf den Symptomen, sondern auch auf den Gründen für eine Informationsüberlastung liegen. Daher untersucht die vorliegende Dissertation Faktoren, die beide Aspekte adressieren. Sie untersucht den Einfluss von kontextuellen Faktoren und individuellen Faktoren des Entscheidungsträgers, von denen angenommen wird, dass sie die kognitive Belastung eines Individuums und die Entscheidungsfindung beeinflussen, auf Faktoren verschiedener Stufen des Informationsprozesses in der unternehmerischen Entscheidungsfindung. Das Ziel ist herauszufinden, wie dieser Prozess verbessert werden kann. Die untersuchten Stufen in der Dissertation sind die Informationsbeschaffung, die Informationsverarbeitung und das Informationsmanagement. Die Daten für die Analysen wurden mit Experimenten und Fragebögen erhoben. Bezüglich der ansteigenden Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle ist insbesondere die E-Mail-Kommunikation zu einem festen Bestandteil der täglichen Kommunikation am Arbeitsplatz geworden. Daher untersucht die Dissertation nicht nur die Informationsüberlastung, sondern auch die E-Mail-Überlastung innerhalb des Informationsprozesses. Die Beziehung zwischen kontextuellen Faktoren, individuellen Faktoren des Entscheidungsträgers und Faktoren verschiedener Stufen des Informationsprozesses in der unternehmerischen Entscheidungsfindung ist in einem übergeordneten Forschungsmodell dargestellt. Die damit verbundene übergeordnete Forschungsfrage ist unterteilt in detaillierte Forschungsfragen, die in drei einzelnen Aufsätzen bearbeitet werden. Aus diesem Grund besteht die Dissertation aus zwei Teilen: Teil 1 beinhaltet einen Überblick, welcher die Motivation für das Thema, das Forschungsmodell der Dissertation und die Forschungsfragen, die relevante Literatur und die Hypothesen, die Forschungsmethoden zur Datenerhebung in den drei Aufsätzen, die Zusammenfassung der drei Aufsätze sowie die Schlussfolgerung umfasst. Teil 2 besteht aus den drei Aufsätzen. Aufsatz 1 ‘Effects of Time Pressure on the Amount of Information Acquired’ untersucht den Einfluss von Zeitdruck auf die Anzahl nicht-sequentiell eingeholter Informationen. Außerdem untersucht dieser inwiefern verschiedene Auszahlungsschemata und Informationskosten die Anzahl eingeholter Informationen unter Zeitdruck beeinflussen. Aufsatz 1 betrachtet demnach die Stufe der Informationsbeschaffung. Es wurden Laborexperimente für die Datenerhebung durchgeführt. Die Ergebnisse zeigen, dass unter Zeitdruck weniger Informationen in der Entscheidungsaufgabe eingeholt werden. Der Einfluss eines negativen Auszahlungsschemas hat unter Zeitdruck keinen Effekt auf die Menge an eingeholten Informationen. Wenn die Teilnehmer aber unter Zeitdruck stehen und mit relativ geringen Informationskosten konfrontiert sind, zeigen die Ergebnisse, dass Sie mehr Informationen einholen. Aufsatz 2 ‘Presentation Format Choice and Choice Awareness: Experimental Studies Analyzing the Effects on Underlying Factors of Intrinsic Motivation and Task Performance’ beschäftigt sich mit dem Einfluss der Auswahlmöglichkeit für ein Präsentationsformat sowie mit dem Bewusstsein für diese Auswahl auf zwei zugrunde liegende Faktoren der intrinsischen Motivation, d.h. mit Autonomie und Kompetenz, und wie sie sich auf die Aufgabenperformance in symbolischen und räumlichen Aufgaben auswirken. In diesem Kontext werden Aspekte der kognitiven Anstrengung und des sogenannten kognitiven Fits betrachtet. Aufsatz 2 bezieht sich auf die Stufe der Informationsverarbeitung und besteht aus Online-Experimenten. Die Ergebnisse zeigen in symbolischen Aufgaben, dass die Auswahl für ein Präsentationsformat allein betrachtet zu einer schlechteren Aufgabenperformance führt. Sie führt in symbolischen Aufgaben aber zu einer besseren Aufgabenperformance, wenn Tabellen ausgewählt werden oder wenn der Entscheidungsträger Autonomie empfindet. In räumlichen Aufgaben konnten hingegen keine relevanten Effekte identifiziert werden. Daneben zeigen die Ergebnisse, dass die Auswahl für ein Präsentationsformat zu erhöhten Wahrnehmungen von Autonomie und Kompetenz führt. Wenn jedoch ein Bewusstsein für diese Auswahl vorhanden ist, werden Wahrnehmungen von Autonomie zwar erhöht, Wahrnehmungen von Kompetenz aber reduziert. Aufsatz 3 ‘Email Management Strategies: Their Effects on Email Management Performance’ adressiert verschiedene E-Mail Management Strategien, welche genutzt werden um E-Mails zu managen, und inwiefern sie die E-Mail Management Performance beeinflussen. Aufsatz 3 zielt damit ab auf die Stufe des Informationsmanagements. Die Forschungsmethode zur Datenerhebung besteht aus einer Online-Umfrage. Die Ergebnisse zeigen, dass für alle untersuchten E-Mail Management Strategien messbare und valide Konstrukte identifiziert werden konnten. Weiterhin wurde herausgefunden, dass alle E-Mail Management Strategien häufiger bei einem hohen statt einem geringen „E-Mail Volumen“ und einer hohen statt einer geringen „wahrgenommenen Nützlichkeit“ der E-Mail angewendet werden. Zudem zeigen die Ergebnisse, dass insbesondere die Strategien Zero-Inbox, d.h. die E-Mail Inbox wird versucht auf null zu halten, und To-do-Liste, d.h. der E-Mail Client wird als To-do-Liste verwendet, die E-Mail Management Performance steigern. Die Dissertation untersucht den Einfluss von kontextuellen Faktoren und individuellen Faktoren des Entscheidungsträgers, von denen angenommen wird, dass sie die kognitive Belastung eines Individuums und die Entscheidungsfindung beeinflussen, auf Faktoren verschiedener Stufen des Informationsprozesses in der unternehmerischen Entscheidungsfindung um herauszufinden, wie dieser Prozess verbessert werden kann. Damit stellt die Dissertation eine umfassende Analyse für Verbesserungen entlang des Informationsprozesses bereit, sie erweitert die Forschung zur Informationsüberlastung und sie unterstützt mit ihren erhaltenen Erkenntnissen die Ansätze der neuen Kognitionswissenschaften. Daneben beinhaltet die Dissertation einige praktische Schlussfolgerungen für das Informationsverhalten am Arbeitsplatz sowie Implikationen für zukünftige Forschungen.

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